Многие думают, что в профессии референт нет ничего сложного – знай себе готовь для начальника чай/кофе, отвечай на телефонные звонки и приветливо улыбайся посетителям. Однако обязанности референта намного шире, глубже и ответственнее. А вот в чем заключаются эти обязанности, и какими личностными качествами должен обладать референт, вы узнаете из данной статьи.
Ни один руководитель не сможет качественно организовать слаженную работу всего предприятия без помощи одного сотрудника, который является его "правой рукой". Речь идет о референте – специалисте, работа которого позволяет руководителю не отвлекаться на решение мелких проблем и сфокусировать свое внимание на решении глобальных задач.
По сути, референт выполняет функции секретаря (именно поэтому чаще всего эта профессия называется секретарь-референт). Должность референта может стать отличным стартом для карьеры, поскольку она дает возможность узнать множество нюансов, касающихся развития бизнеса, которые можно освоить только на практике. И, что не менее важно, в процессе своей работы референт неизбежно заводит много полезных знакомств, которые в дальнейшем могут оказать существенную помощь в организации собственного бизнеса или продвижении по карьерной лестнице.
Однако у этой профессии существует и обратная сторона – на референта ложится большая нагрузка. Нужно держать в голове огромное количество информации, решать различные рабочие вопросы и текущие проблемы, на которые не имеет смысла отвлекать руководителя, следить за атмосферой в коллективе и так далее. И справиться с такой нагрузкой сможет далеко не каждый.
Кто такой референт
Референт – это должностное лицо, отвечающий за создание благоприятных условий для максимально эффективной работы руководителя. Референт берет на себя решение текущих задач, готовит для ознакомления руководителя краткий обзор материалов вроде статей, научных публикаций и корреспонденции, готовит доклады, работает с базами данных, занимается делопроизводством и координирует связь между смежными отделами.
Основную суть профессиональных обязанностей референта передает само название профессии. Оно происходит от латинского referens, что переводится как сообщающий. Можно сказать, что данная должность существовала всегда: у всех руководящих лиц, будь то главы государств или руководители высшего/среднего звена, был помощник, выполнявший разного рода поручения.
В перечень обязанностей современного помощника руководителя, как правило, входят следующие задачи:
- формирование расписания рабочего дня руководителя;
- работа с корреспонденцией – регистрация, сортировка, составление;
- организация/контроль запланированных встреч;
- организация переговоров в телефонном режиме;
- прием и учет звонков;
- создание комфортных условий для приема посетителей;
- организация переговоров с партнерами;
- проведение предварительных переговоров;
- подбор материалов для совещаний, оповещение участвующих лиц о том, где и когда пройдет заседание, их регистрация по прибытию;
- составление докладов;
- работа с базами данных;
- работа с офисной техникой;
- подготовка материалов и документации, с которыми должен ознакомиться руководитель;
- сбор документов на подпись;
- обеспечение связи с другими отделами компании;
- формирование и обработка личных дел, их передача в архив;
- контроль за состоянием офисной техники;
- резервирование билетов и жилья для руководителя на время командировок;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.
Другими словами, в обязанности референта входит все, что дает возможность создать для руководителя условия, позволяющие ему заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные моменты.
Какими личностными качествами должен обладать референт
Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.
От профессионализма референта во многом зависит работа руководителя, поэтому помощник начальника должен быть пунктуальным, дисциплинированным и порядочным человеком. Большим плюсом будет сообразительность и способность к нестандартному мышлению – хороший референт всегда найдет выход из непредвиденной ситуации и сможет найти наиболее оптимальное решение в экстремальных условиях.
Одним из главных требований к референту является наличие высокого уровня ответственности. Ведь от того, насколько качественно выполняет свои обязанности помощник начальника, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании в целом. Отметим, что работать под гнетом такой ответственности порой очень непросто.
Нельзя не упомянуть о самоотверженности референта, который в рабочее время – а иногда и внерабочее – должен отодвигать на задний план все личные интересы и полностью посвящать себя рабочим вопросам. Например, если референт хочет кушать, а в это время идут переговоры, то обед ему придется перенести на время, когда руководитель не будет нуждаться в его помощи.
Кроме того, невозможно себе представить правую руку руководителя без таких личностных качеств, как:
- опрятность;
- высокий уровень культуры в поведении и речи (как устной, так и письменной);
- стрессоустойчивость;
- организаторские способности;
- аккуратность;
- хорошая память;
- самообладание;
- исполнительность.
Преимущества профессии референт
Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда. Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).
Работая на должности личного секретаря руководителя можно в совершенстве овладеть искусством налаживания деловых контактов и обзавестись полезными знакомствами. При этом тесный контакт с человеком, который уже достиг вершин в карьере, позволяет многому у него научиться: умению выстраивать отношения с подчиненными, стилю руководства, ведению деловых переговоров и т.д.
Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.
Недостатки профессии референт
Так как работа референта неразрывно связана с высоким уровнем ответственности, ему приходится постоянно находиться в условиях сильнейшего психо-эмоционального давления, что может сильно изматывать нервную систему. Дополнительным стрессовым фактором является то, что чаще всего все задачи нужно выполнять в максимально сжатые сроки.
Рабочий день секретаря-референта достаточно часто бывает ненормированным – как правило, личный помощник находится в офисе то тех пор, пока руководитель не уедет домой. При этом ему иногда приходится выходить на работу в выходные/праздничные дни, и достаточно часто отправляться в командировки (как самостоятельно, так и в качестве сопровождающего лица).
В течение дня референту необходимо обрабатывать огромное количество информации, свободно оперировать ею и держать в уме много данных, что очень изматывает как физически, так и эмоционально.
Где можно получить профессию референт
Получить образование, позволяющее работать референтом, достаточно просто. Сегодня практически в каждом городе можно найти обучающие курсы, после которых выдается соответствующее свидетельство. Качество подготовки на таких курсах вполне приемлемое, так что трудоустроиться можно будет сразу по окончанию курсов.
Тем не менее, солидные компании, предлагающие не только высокий уровень оплаты, но и перспективы карьерного роста, предпочитают брать в штат претендентов с высшим образованием. К сожалению, направления подготовки, позволяющей получить профессию референт, в российских ВУЗах нет. Однако, поскольку работа помощника руководителя, как правило, связана с подготовкой договоров и ведением документации, можно выбрать один из экономических или юридических ВУЗов. Отличным стартом для успешного карьерного роста может стать обучение в таких ВУЗах, как:
- Московский государственный университет им. М. В. Ломоносова;
- Санкт-Петербургский государственный университет;
- Национальный университет "Высшая школа экономики";
- Московский государственный технический университет им. Н. Э. Баумана;
- Национальный исследовательский ядерный университет "МИФИ".
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 20 500 000,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 585 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 440 000,00 ₽ |
[41.03.01] Зарубежное регионоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 560 000,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 560 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 560 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 560 000,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 375 000,00 ₽ |
[41.03.01] Зарубежное регионоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 340 000,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 320 000,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 320 000,00 ₽ |
[41.03.02] Регионоведение россии
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 325 000,00 ₽ |
[41.03.01] Зарубежное регионоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 295 000,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 320 000,00 ₽ |
[41.03.02] Регионоведение россии
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 260 000,00 ₽ |
[41.03.01] Зарубежное регионоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 285 000,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очно-заочная | 187 500,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очная | 312 000,00 ₽ |
[41.03.01] Зарубежное регионоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 229 400,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 275 200,00 ₽ |
| Бакалавриат | Очно-заочная | 123 600,00 ₽ |
[41.03.01] Зарубежное регионоведение
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 227 073,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 260 416,00 ₽ |
[41.03.05] Международные отношения
| Тип | Форма | Стоимость |
|---|---|---|
| Бакалавриат | Очная | 220 000,00 ₽ |
